Datenschutz

Datenschutzerklärung

Stand: 23. Juli 2026

1. Verantwortlicher

APO SOLUTIONS FlexKapG
Auhofstraße 2
3184 Türnitz
Österreich

Firmenbuchnummer: FN 656247 w
Firmenbuchgericht: Landesgericht St. Pölten
E-Mail: info@clawilab.com

2. Grundsatz und Zweck von VorTermin

VorTermin hilft Erwachsenen, eigene Stichpunkte für ein bevorstehendes Fachgespräch zu ordnen. Die Anwendung stellt keine Diagnose, berechnet keine medizinischen Scores und trifft keine automatisierten medizinischen Entscheidungen. Es gibt kein Nutzerkonto und keine serverseitige Datenbank mit den Antworten aus der Vorbereitung.

3. Verarbeitung der Vorbereitung im Browser

Antworten, Auswahlen, übersprungene Fragen, die Volljährigkeitsbestätigung und der Fortschritt werden im Browser des verwendeten Geräts verarbeitet. Diese Inhalte können freiwillige Gesundheitsangaben und damit besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten. Sie werden weder an VorTermin noch an Stripe übertragen und können von VorTermin nicht eingesehen oder wiederhergestellt werden.

Speicherung während der offenen Browser-Sitzung

Ohne zusätzliche Einwilligung speichert VorTermin die Vorbereitung im sessionStorage. Dieser Speicher dient allein der ausdrücklich aufgerufenen Vorbereitung und dem Erstellen des Terminpakets. Er bleibt grundsätzlich auf den geöffneten Browser-Tab beziehungsweise die Browser-Sitzung begrenzt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; der Zugriff auf den Browserspeicher ist für die von der Nutzerin oder dem Nutzer ausdrücklich gewünschte Funktion technisch erforderlich (§ 165 Abs. 3 TKG 2021).

Freiwillige Speicherung für bis zu sieben Tage

Wer die entsprechende Checkbox aktiviert, willigt ausdrücklich ein, dass die möglicherweise gesundheitsbezogene Vorbereitung imlocalStorage dieses Browsers gespeichert wird. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, soweit Art. 9 DSGVO auf die lokale Verarbeitung anwendbar ist, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO sowie § 165 Abs. 3 TKG 2021. Die Einwilligung ist freiwillig; ohne sie bleibt die Vorbereitung in der offenen Browser-Sitzung vollständig nutzbar.

Bei jeder Änderung wird ein neuer Ablaufzeitpunkt von sieben Tagen gesetzt. VorTermin entfernt abgelaufene Daten beim nächsten Aufruf der Anwendung. Ein geschlossener Browser kann keine Löschung ausführen; wenn VorTermin nach Ablauf nicht erneut geöffnet wird, können die Daten daher bis zur manuellen Löschung im Browser verbleiben. Die Einwilligung kann jederzeit durch Ausschalten der 7-Tage-Speicherung oder über „Lokale Daten löschen“ widerrufen werden. Beim Ausschalten wird der dauerhafte Eintrag entfernt und die aktuelle Vorbereitung nur für die laufende Sitzung übernommen.

Die Daten gelten nur für den verwendeten Browser und das verwendete Gerät. Sie sind nicht zusätzlich durch VorTermin verschlüsselt. Personen mit Zugriff auf das entsperrte Gerät oder Browserprofil könnten darauf zugreifen. Das Löschen von Browserdaten, ein privates Fenster oder ein Gerätewechsel kann die Vorbereitung unwiederbringlich entfernen.

4. Terminpaket, Download und Druck

Nach bestätigter Freischaltung liest die Terminpaket-Seite die Vorbereitung aus dem Browser und erzeugt die strukturierte Ansicht sowie die PDF-Datei direkt auf dem Gerät. Rohantworten und fertige PDF-Dateien werden nicht zur PDF-Erzeugung auf einen VorTermin-Server hochgeladen. Heruntergeladene oder gedruckte Dateien liegen anschließend unter der Kontrolle der Nutzerin oder des Nutzers; das Löschen der Browserdaten löscht solche Dateien nicht.

5. Zahlung und Freischaltung mit Stripe

Für den einmaligen Kauf des Terminpakets nutzt VorTermin Stripe Checkout. Beim Start des Checkouts werden nur Produktkennung, Produktbeschreibung, Preis, Währung und Rückleitungsadressen an Stripe übermittelt. Fragebogenantworten, Rohnotizen und medizinische Angaben werden nicht an Stripe gesendet. Stripe kann insbesondere Zahlungs- und Kontaktangaben, Zahlungsstatus, IP-Adresse, Geräteinformationen sowie Daten zur Betrugsprävention verarbeiten.

Nach dem Checkout prüft VorTermin die technische Checkout-Session-ID serverseitig bei Stripe. Freigeschaltet wird nur, wenn Stripe eine abgeschlossene Zahlung für das erwartete Produkt, den Betrag von 9 EUR und die Währung EUR bestätigt. Die Session-ID steht vorübergehend in der Rückleitungs-URL und sollte wie ein persönlicher Zugangslink behandelt werden.

Stripe sendet Zahlungsstatus-Ereignisse zusätzlich an einen signaturgeprüften VorTermin-Webhook. Zur idempotenten Verarbeitung und betrieblichen Zahlungszuordnung speichert VorTermin dabei für höchstens 400 Tage nur Stripe-Ereignis-ID, Ereignistyp, Zeitpunkt, Produktkennung, Zahlungs- und Checkout-Status, Betrag, Währung und Test-/Live-Modus. Kundennamen, E-Mail-Adressen, Fragebogenantworten und Checkout-Session-IDs werden nicht in diesen lokalen Ereignisdateien gespeichert.

Für das in Österreich geführte Stripe-Konto ist nach den aktuell abrufbaren Stripe-Vertragsbedingungen grundsätzlich Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland, Vertragspartner. Je nach Verarbeitung handeln Stripe und verbundene Gesellschaften nach dem Stripe Data Processing Agreement als Auftragsverarbeiter, eigenständige Verantwortliche oder gemeinsam Verantwortliche. Rechtsgrundlage für die von VorTermin veranlasste Zahlungsabwicklung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Sicherheits- und Missbrauchsprävention stützen sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Stripe kann zusätzliche Verarbeitungen auf eigene gesetzliche Pflichten und eigene Rechtsgrundlagen stützen.

Stripe bestimmt die Aufbewahrungsdauer nach Zahlungsart, Vertragsbeziehung, gesetzlichen Finanz- und Nachweispflichten, Betrugsprävention sowie der Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen. VorTermin legt diese Stripe-internen Fristen nicht fest. Internationale Übermittlungen können an Stripe-Gesellschaften und Unterauftragsverarbeiter außerhalb des EWR erfolgen. Stripe nennt dafür im Data Processing Agreement und Data Transfers Addendum insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse, das EU-U.S. Data Privacy Framework und die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission, soweit jeweils anwendbar.

6. Hosting, Verbindungsdaten und Protokolle

VorTermin läuft auf einem Server in Frankfurt am Main, Deutschland. Der Server wird über 1blu GmbH bereitgestellt. Beim Abruf der Website werden für die Übertragung technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Ressource, Browserinformationen und Statuscode. Zweck sind sichere Auslieferung, Stabilität und Missbrauchsabwehr; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Für VorTermin ist am vorgeschalteten Caddy-Server kein Zugriffsprotokoll aktiviert. VorTermin führt ebenfalls kein eigenes Anfrageprotokoll. URLs mit Stripe-Session-IDs und Fragebogeninhalte werden daher nicht absichtlich in Access-Logs gespeichert. Der Systemdienst kann Start-, Stopp- und technische Fehlermeldungen in das lokale Systemjournal schreiben. Diese Meldungen werden nach dem Speicherbudget und der automatischen Rotation des Servers überschrieben; die Anwendung protokolliert keine Request-Bodies.

7. Nutzungsmessung

Die im Quellcode vorbereitete interne Funnel-Messung ist in der Produktionskonfiguration deaktiviert. Der Browser sendet daher keine Funnel-Ereignisse an VorTermin und es wird keine Funnel-Ereignisdatei geführt. VorTermin setzt keine Analyse-, Werbe- oder Session-Replay-Dienste ein. Sollte sich das ändern, wird diese Erklärung vor der Aktivierung angepasst.

8. Kontakt per E-Mail

Bei einer E-Mail-Anfrage werden Absenderadresse, Nachricht und freiwillige Angaben zur Bearbeitung verarbeitet. Der aktuelle MX-Eintrag der Kontakt-Domain verweist auf ein Mail-System von World4You in Österreich; bei der Übertragung sind zusätzlich die Mail-Anbieter der absendenden Person beteiligt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei leistungsbezogenen Anfragen, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Nachrichten werden gelöscht, sobald sie für Anfrage, Nachweis oder Rechtsverteidigung nicht mehr erforderlich sind; gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

Bitte senden Sie per E-Mail keine Gesundheitsdaten, ausführlichen medizinischen Unterlagen, vollständigen Zahlungsdaten oder Fragebogenantworten. Unaufgefordert eingehende sensible Inhalte werden nicht medizinisch ausgewertet und, soweit keine rechtliche Pflicht oder notwendige Anspruchsbearbeitung entgegensteht, ohne weitere inhaltliche Nutzung gelöscht.

9. Empfänger und Datenübermittlungen

Lokale Rohantworten werden nicht an Empfänger übermittelt. Für Hosting kann der deutsche Hostinganbieter im Rahmen der technischen Bereitstellung Zugriff auf Verbindungs- oder Systemdaten haben. Für E-Mail-Kommunikation erhält das österreichische Mail-System von World4You die für Transport und Speicherung erforderlichen Kommunikationsdaten. Für Zahlungen erhalten die oben genannten Stripe-Gesellschaften und deren dokumentierte Unterauftragsverarbeiter die für Checkout, Zahlungsabwicklung, Sicherheit und Compliance erforderlichen Daten. Weitere Empfänger erhalten Daten nur, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben, zur Vertragserfüllung erforderlich oder ausdrücklich erlaubt ist.

10. Rechte betroffener Personen

Im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen bestehen insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Anfragen können an info@clawilab.com gerichtet werden.

Ausschließlich lokal gespeicherte Vorbereitungsinhalte kann VorTermin keiner Person zuordnen und nicht serverseitig ausgeben, berichtigen oder löschen. Diese Daten lassen sich direkt in der Anwendung über „Lokale Daten löschen“ oder in den Browsereinstellungen verwalten.

Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei der Österreichischen Datenschutzbehörde: https://www.dsb.gv.at/.

11. Keine automatisierte Entscheidung und kein Krisendienst

VorTermin verwendet die Vorbereitung nicht für Profiling oder automatisierte Entscheidungen im Sinn von Art. 22 DSGVO. Die Anwendung ersetzt keine medizinische Beratung oder Behandlung und ist kein Notfall- oder Krisendienst. Bei akuter Selbst- oder Fremdgefährdung bitte den Notruf 112 oder die nächstgelegene psychiatrische Notaufnahme kontaktieren.

12. Änderungen

Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Dienstleister, Speicherfristen oder rechtliche Anforderungen ändern. Maßgeblich ist die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.